10 Goldene Regeln für Auftragnehmer

1.   Immer mit einer Preisprüfung rechnen

Sie glauben, dass sie sich im Markt gegen die Wettbewerber durchgesetzt haben. Eine Preisprüfung sehen sie als hinfällig an. Falsch gedacht! Jede Art von Preisvereinbarung mit dem öffentlichen Auftraggeber kann Gegenstand einer Preisprüfung sein. Auch wenn Sie sich im Wettbewerb fühlten, muss sich kein Wettbewerb konstituiert haben. Womöglich waren sie bei der öffentlichen Ausschreibung nur der einzige Bieter, nicht ungewöhnlich wenn es um Folgeaufträge bei sehr spezialisierten Dienstleistungen wie in der IT geht. Die Angebotspreise stellen den maximal erzielbaren Preis für die Leistungserstellung unabhängig vom Prüfergebnis dar, somit gibt es im Falle einer Preisprüfung für den öffentlichen Auftragnehmer kaum etwas zu gewinnen - außer vielleicht Erfahrungen für die zukünftige Kalkulation von Selbstkostenpreisen. Umgekehrt kann der Auftraggeber finanziell nur profitieren, ohne dass bei ihm direkt Kosten für die Durchführung der Preisprüfung anfallen. Er hat somit ein Interesse an einer Preisprüfung. Gerade wenn im Vertrag explizit auf das Preisrecht hingewiesen wird, sollten Sie mit einer Prüfung rechnen.

2.   Alles sauber dokumentieren

Das A und O des Preisrechts für den Auftragnehmer ist eine transparente und vollständige Dokumentation der Vorgänge. Bei Preisen für marktgängige Leistungen sind die vom Unternehmen mit anderen Aufträgen realisierten Umsätze zu dokumentieren. Bei Selbstkostenpreisen sind die angefallenen Kosten nachzuweisen, denn nur dokumentierte Kosten sind umsatzrelevant. Wegen der Unsicherheit bezüglich des Preistyps bis zur endgültigen Feststellung durch die Preisüberwachungsstelle empfiehlt sich eine Dokumentation sämtlicher im Unternehmen anfallender Umsätze und Kosten. Dementsprechend sind für das unternehmensinterne Datenmanagement die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Die Projektleitung sollte die Dokumentation von Angebot, Bestellungen, Ausgangsrechnungen sowie insbesondere Leistungsnachweisen verantworten. Das Rechnungswesen sollte mindestens die Preisliste des Unternehmens pflegen wie auch die Mitarbeiterliste mit den jeweiligen Preisklassen fortlaufend aktualisieren. Der dabei entstehende Dokumentationsaufwand hängt vom Preistyp, der Art des Auftrags und dessen Länge ab.  

3.   Preistypstrategie entwickeln

Der öffentliche Auftragnehmer braucht ein gutes Verständnis der Preistypen. Auf der Preistreppe bestehend aus Markt-, Selbstkostenfest-, Selbstkostenricht- und Selbstkostenerstattungspreisen sollte er die höheren Stufen anstreben. Bei Marktpreisen entfällt die Kostenprüfung und mit dem öffentlichen Auftrag kann eine marktübliche Marge verdient werden. Idealerweise wird man bei marktgängigen Leistungen für den gesamten Auftrag einen verkehrsüblichen Preis nachzuweisen versuchen. Dies fällt aber infolge der Individualität der Leistungen, gerade im IT-Bereich, zumeist sehr schwer. Umso wichtiger ist es also, dass man sich vor der Angebotsabgabe eine Strategie für die Festlegung der Preistypen überlegt. Wenn für das Gesamtpaket kein Marktpreis vorliegt, sollte man zumindest für wesentliche marktgängige Leistungsbestandteile Marktpreise belegen können. Im Kern hat man dann zwar auch einen Selbstkostenpreis, aber mit hybridem Charakter. Dabei wird man für möglichst viele Teilleistungen Marktpreise nachzuweisen versuchen. Bei nicht marktgängiger Leistung sollte der Dienstleister vorkalkulatorische Festpreise oder zumindest Festsätze für Teile der Kalkulation anstreben.

4.   Den preisrechtlichen „Marktpreis“-Begriff verstehen

Allgemein versteht man unter dem Marktpreis den Preis, der sich an einem Markt durch das Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage bildet. Dies wäre der am Markt übliche Preis dritter Anbieter für eine Leistung. Dem Preisrecht liegt nicht dieses umgangssprachliche Verständnis des Begriffs Marktpreis zugrunde. Im preisrechtlichen Sinne ist der Marktpreis an die beiden Voraussetzungen Marktgängigkeit der Leistung und Verkehrsüblichkeit des Preises geknüpft. Außerhalb von vollkommenen Märkten entspricht der betriebssubjektive Marktpreis dem verkehrsüblichen Preis. Der betriebssubjektive Marktpreis ist der Preis, den derselbe Anbieter für gleiche marktgängige Leistungen wiederholt bei tatsächlich funktionierendem Wettbewerb auf dem Markt durchsetzen konnte. Der Dienstleister muss also nachzuweisen, dass der öffentliche Auftraggeber für  die gleiche Leistung nicht mehr bezahlt hat als seine anderen Kunden. Dafür muss der öffentliche Auftragnehmer seine Umsatzakte pflegen. Die mangelnde Vergleichbarkeit der Leistungsinhalte erschwert den Nachweis betriebssubjektiver Marktpreise. Häufig ist bei einzelnen Leistungsbestandteilen aus dem Gesamtauftrag, z.B. Stundensätzen für Programmierer, der Nachweis einfacher. Daher sind die komplexen Dienstleistungsbündel der IT so in ihre einzelnen Elemente zu zerlegen, wie sie typischerweise auch anderen Auftraggebern in Teilen angeboten werden. Eine genaue Abgrenzung der Leistungsinhalte in den Verträgen und die damit erhöhte Vergleichbarkeit erleichtert den Marktpreisnachweis. Für die Anerkennung der Umsatzakte durch die Preisüberwachungsstelle sind pro Preisklasse bzw. Dienstleistungskategorie möglichst drei Projekte jährlich vorzulegen.

5.   Unterauftragnehmer mitverpflichten

Das Preisrecht findet bei mittelbaren Leistungen zu öffentlichen Aufträgen nicht zwingend Anwendung. Es gilt bisher nur soweit der mittelbare Auftragnehmer von dem Verlangen des Auftraggebers das Preisrecht durchgängig anzuwenden Kenntnis erhalten hat oder nach Abschluss des Vertrages zustimmt. Die Bundeswehr verlangt aber im Anlagenblatt K den Durchgriff des Preisrechts auf die Unterauftragnehmer, wenn der Auftragswert einen Betrag von 50.000 € überschreitet. Wenn das öffentliche Preisrecht auf den Unterauftrag nicht angewandt werden kann, ist der Auftraggeber berechtigt, einen Betrag in Höhe von 10 % des Preises des Unterauftrages einzubehalten. Insofern sollte der IT-Dienstleister seine Unterauftragnehmer auf die Einhaltung des Preisrechts und die damit verbundenen Offenlegungspflichten im Fall der Preisprüfung verpflichten. Im Ergebnis geht dann die Rechnungskürzung bei Überschreitung des zulässigen Höchstpreises des Unterauftragnehmers auch zu Lasten des Lieferanten.  

6.   Mengengerüst festhalten

Bei Selbstkostenpreisen wird das Wert- und Mengengerüst geprüft. Gerade bei Entwicklungsaufträgen sind zwar im Vorfeld die Stundensätze als Marktpreise oder als feste Sätze überschaubar, die Mengen infolge der Offenheit der Aufgabenstellung häufig aber nur schwer zu überblicken. Daher ist es für alle Beteiligten wichtig, dass während der Auftragsdurchführung eine lückenlose Zeiterfassung für den Auftrag sichergestellt ist. Mittels Zeitaufschreibung sind die für den Auftrag konkret angefallenen Personalstunden der einzelnen Mitarbeiter zu dokumentieren. Für die präzise Ermittlung der Stundensätze empfiehlt es sich darüber hinaus Urlaub, Fortbildung und Krankheitstage detailliert zu erfassen. Diese Zeiten werden bei der Ermittlung der Basisbeschäftigung durchgängig berücksichtigt. Da für den Mitarbeiterstundensatz die ansetzbaren Personalkosten über die Basisbeschäftigung verteilt werden, erlangt diese Größe eine zentrale Bedeutung in der Auftragskalkulation. Wenn auch für die IT-Branche von eher nachrangiger Bedeutung, sind natürlich auch die anderen Mengen sauber zu erfassen. Dies betrifft Arbeitspläne, Stücklisten und den Plan-Ausschuss.

7.   Interne Kommunikationsabläufe klar regeln

Aufträge im Geltungsbereich des Preisrechts bedürfen einer Abstimmung zwischen verhandelnden, durchführenden und abrechnenden Mitarbeitern. Alle Beteiligten im Unternehmen - Vertrieb, Rechnungswesen, Geschäftsführung und Projektleitung - sind über die Relevanz des Preisrechts in Kenntnis zu setzen. Besonders wichtig ist die Kommunikation preisrechtlicher Anforderungen zwischen Vertrieb und kaufmännischer Abteilung. Es muss intern kommuniziert werden, dass geprüft werden kann und die VO PR 30/53 anzuwenden ist. Wenn das Bewusstsein um die preisrechtlichen Anforderungen geschärft ist, werden die jeweils Verantwortlichen die erforderlichen Dokumentationspflichten umsetzen. Dies wird umso eher funktionieren, wenn im Unternehmen ein grundlegendes Know-how zum Preisrecht aufgebaut werden konnte und die Zuständigkeiten für Datenmanagement sowie Dokumentation generell geklärt sind.

8.   Verursachungsgerechte Kostenrechnung aufbauen

Für manchen Mittelständler ist es unternehmerisch nicht zwingend erforderlich, aber für das Preisrecht ist es ein Muss: eine saubere Kalkulation im Sinne einer Kostenträgerstückrechnung. Selbstkostenpreise setzen eine transparente sowie auftragsspezifische und verursachungsgerechte Verrechnung der Einzel- sowie Gemeinkosten auf Vollkostenbasis voraus. Rein plankostenbasierte Kostenrechnungssysteme sind unzureichend. Die Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP) verlangen Ist-Werte. Unternehmen, die im großen Maße öffentliche Aufträge bearbeiten, richten ihr Rechnungswesen daher gleich gezielt auf die Erfordernisse der LSP aus. Die größten Unterschiede betreffen dabei den Ansatz kalkulatorischer Zinsen statt gezahlter Fremdkapitalzinsen, die Berechnung der Zuführung zu Pensionsrückstellungen unter Maßgabe des steuer- statt des handelsrechtlichen Ansatzes oder auch die Nichtanerkennung bestimmter bei öffentlichen Aufträge nicht zu erwartender Positionen, z.B. Forderungsausfallwagnis oder Vertreterprovisionen. Gravierender als die Nichtanerkennung einzelner Kostenarten ist häufig eine nicht verursachungsgerechte Gemeinkostenverteilung. Bei der Aufteilung der Kosten zwischen dem öffentlichen Auftrag und dem (privaten) Drittgeschäft geben die Bezugsgrößen zuweilen den Einfluss des öffentlichen Auftrags auf die Kostenentstehung nicht korrekt wieder. In der Preisprüfung wird jedoch gerade hierauf ein wesentliches Augenmerk gelegt, denn der öffentliche Auftraggeber möchte Benachteiligungen zu seinen Lasten vermeiden. Daher gilt es, die wesentlichen Kostentreiber zu identifizieren und die Gemeinkostenverteilung daran auszurichten.

9.   Vorsicht vor Preisobergrenzen

Der öffentliche Auftraggeber möchte gerne aus seinem berechtigten fiskalischen Interesse die Beschaffungskosten begrenzen. Daher hat er eine Präferenz für Selbstkostenfestpreise bzw. bei nicht überschaubarem Mengen- und Wertgerüst für Selbstkostenerstattungspreise mit Obergrenze. Umgekehrt impliziert letzterer Preistyp für den Auftragnehmer bei begrenzten Chancen doch erhebliche Risiken. Eine Überschreitung der Obergrenze geht voll zu seinen Lasten, während die Gewinnchancen auf den Gewinnzuschlag auf Basis der Selbstkosten begrenzt sind. Immerhin können unterhalb der Obergrenze grundsätzlich Mehrkosten bei einigen Positionen mit Kostenunterschreitungen an anderer Stelle verrechnet werden. Noch gefährlicher für den öffentlichen Auftragnehmer sind daher Positionshöchstbegrenzungen bei einem Auftrag, denn dann ist diese Querverrechnung kaum möglich. Insofern sollten aus Perspektive des öffentlichen Auftragnehmers Obergrenzen möglichst, Positionshöchstbegrenzungen auf jeden Fall abgelehnt werden. Besteht der öffentliche Auftraggeber jedoch auf eine Höchstbegrenzung, sollte darauf geachtet werden, dass optionale oder zusätzliche Leistungen von dieser Obergrenze ausgeschlossen werden.

10. Preisprüfungen vorbereiten

Preisprüfungen sind mit der gebotenen Sorgfalt vorzubereiten. Für sie gilt auch der allgemein bekannte Grundsatz: "Der erste Eindruck zählt“. Von einer sorgfältigen Dokumentation wird zwar nicht immer auf ein geordnetes Rechnungswesen und eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung geschlossen, im umgekehrten Fall aber wird eine nachlässige Dokumentation sicher negativ auf die prüfungsseitige Wahrnehmung der Güte der Kostenrechnung ausstrahlen.     Daher wird empfohlen einen ausgiebigen Probelauf der Prüfung vorzunehmen. So können auch Schwächen in der Dokumentation rechtzeitig aufgedeckt und fehlende Nachweise noch beschafft werden. Auch den Prüfern ist an einer effektiven Vorbereitung gelegen, denn diese spart Zeit und entlastet die Preisprüfungsstellen. Die gründliche Planung ist auch deshalb so wichtig, weil es faktisch keine zweite Instanz gibt. In Konfliktfällen ist eine Mediation zwischen öffentlichem Auftragnehmer und der zur Neutralität verpflichteten Preisüberwachungsstelle nicht vorgesehen. Bei gravierenden Problemen im Rahmen des Prüfberichts kann man sich allenfalls nicht mit diesem einverstanden erklären. Da der Prüfbericht keinen Verwaltungsakt darstellt, kann der Auftragnehmer auch nicht gerichtlich gegen ihn vorgehen. Es bleibt nur die zivilrechtliche Auseinandersetzung mit dem Auftraggeber, wenn dieser wie gewöhnlich auf die Rückforderung der Überzahlung besteht.