Best Practice für kleine und mittlere Unternehmen*

Vor Vertragsabschluss

  • Gutes Verständnis der Preistypen bei Angebotsabgabe: Jede Art von Preisvereinbarung mit dem Auftraggeber kann Gegenstand einer Preisprüfung sein.
  • Kurzpreisprüfung nutzen und Sicherheit erlangen: vor Vertragsschluss kann die Preisüberwachungsstelle die Marktpreisfähigkeit einer Leistung prüfen.
  • Der Angebotspreis stellt den maximal erzielbaren Preis für die Leistungserstellung (Höchstpreisbegrenzung), unabhängig vom Prüfergebnis dar.
  • Festlegung einer Strategie bei Preistypen: bei nichtmarktgängiger Leistungsollten vorkalkulatorische Festpreise oder zumindest Festsätze für Teile der Kalkulation angestrebt werden.
  • Positionshöchstbegrenzungen bei Angebotsabgabe sind risikobehaftet!
  • Erstellung einer umfangreichen Vorkalkulation und Dokumentation. Bei fehlendem Marktpreis kann somit ggf. nachträglich noch ein Selbstkostenfestpreis erzielt werden.
  • Im besten Fall Dokumentation und Nachweis der Vorkalkulation mittels vorangegangenen, vergleichbaren Projekten oder mit einer erschöpfenden Projektplanung.
  • Umfang der Dokumentation für Vorkalkulationen im Rahmen von Selbstkostenfestpreisen: Mengengerüst (bspw. Arbeitspläne, Stücklisten, Plan-Ausschuss) & Preisgerüst (bspw. Einkaufsanfragen, Kostensätze lt. Plan-BAB).

 

Während der Auftragsdurchführung

  • Umsatzrelevant sind nur dokumentierte Kosten.
  • Einzelkosten für freie objektbezogene Entwicklung können nur angesetzt werden,wenn diese zuvor auch separat erfasst wurden.
  • Umfang der Dokumentation für Vorkalkulationen im Rahmen von Selbstkostenerstattungspreisen: Mengengerüst (Stundenzettel, Materialentnahmescheine, Ist-Ausschuss), Preisgerüst (Einkaufsrechnungen/Durchschnittswerte, Ist-Kostensätze laut Betriebsabrechnungsbogen oder vereinbarte Sätze).

 

Bei der Preisprüfung

  • Preisprüfungen mit gebotener Sorgfalt begegnen: In Konfliktfällen ist keine Mediation zwischen Preisüberwachung und Auftragnehmer vorgesehen. Es kann nur der Rechtsweg beschritten werden. Preisprüfungen aus Eigeninteresse bei risikoreichen Aufträgen selbst initiieren.
  • Vorbereitung von Preisprüfungen: Eine effektive Vorbereitung spart Zeit und entlastet die Preisprüfungsstellen. Eine ungenügend vorbereitete Preisprüfung kann auch Auswirkungen auf zukünftige Preise und andere Aufträge haben. Es ist empfohlen einen ausgiebigen Probelauf der Prüfung vorzunehmen.
  • Begleitung der Preisprüfer: Individuelle Unternehmenssituationen und Geschäftsprozesse erfordern die individuelle Auseinandersetzung des Preisprüfers mit dem Unternehmen. Hierbei ist eine Unterstützung des Preisprüfers durch das Unternehmen, insbesondere im Umgang mit den Unterlagen, empfehlenswert.
  • Einverständniserklärung des Prüfberichts Bei gravierenden Problemen im Rahmen des Prüfberichts empfiehlt es, sich mit diesem nicht einverstanden zu erklären.

 

*Quelle: Simon Weiss, M.A. (Kaufm. Geschäftsführer der ELP GmbH, Wuppertal)