"Step by step": eine LSP-konforme Stundensatzkalkulation

Erfassung der originären Personalkosten (Personalkosten gemäß Tarif-/Arbeitsvertrag zzgl. Personalnebenkosten).

Beanspruchungsgerecht zu verteilende Arbeitsplatzkosten erfassen (insb. Raumkosten, IT-Kosten usw.).

Bestenfalls Verrechnungspreise für Büro-IT pro Arbeitsplatz, für Raumkosten pro m2 usw. vorhalten.

Geeignete Anzahl an Mitarbeiterkategorien (und somit unterschiedlichen Stundensätzen) festlegen.

  • Maxime: "So viele Stundensätze wie nötig, so wenige wie möglich!"
  • Branchentypische Spezifitäten der erstellten Leistungen zur Orientierung berücksichtigen.
  • Je mehr verschiedene Kompetenzen im Unternehmen vorhanden, desto höher die Anzahl der Stundensätze.
  • Pool für eine Mitarbeiterkategorie so groß wählen, dass Zufälligkeiten in den Kostensätzen (z.B. durch Langzeiterkrankungen) vermieden werden.
  • Richtwert: Mehr als 10-15 Mitarbeiterkategorien bzw. Stundensätze sollten es keinesfalls sein.

Restliche nicht verursachungsgerecht verteilbare Kosten dem klassischen "Overhead" zuordnen (Zuschläge für die allgemeine Verwaltung).

  • Diese können anteilig über einfache Zuschlagssätze auf die personenbezogenen Kosten je Mitarbeiterkategorie umgelegt werden.
  • Hierzu können auch die Kosten der Abteilungsleitung zählen, wenn diese im Wesentlichen allgemeine Koordinierungs- und keine Projektaufgaben übernimmt.

Für Konzerne: Sinnvolle Umlageschlüssel für konzerninterne Dienstleistungen verwenden! Beispiele: Für Facility-Management-Kosten: Umlage am besten nach genutzten m2, Kosten für Finanz- und Rechnungswesen: Umlage am besten nach Anzahl der Buchungsbelege, Kosten der Personalabteilung: Umlage am besten "nach Köpfen", Kosten der Rechtsabteilung: Umlage am besten nach Anteil am Konzernumsatz, Kosten des Vorstandsbüros: Umlage am besten nach Anteil am Konzernumsatz.

Kostenpositionen, die nicht betriebsnotwendig sind und in keinerlei Bezug zum Auftrag stehen, aus der Stundensatzkalkulation ausklammern.

Ermittlung der Beschäftigungsbasis: Erst Brutto-Arbeitsstunden pro Jahr gemäß Tarif-/Arbeitsvertrag ermitteln, dann abzuziehende unproduktive Stunden ermitteln (Urlaub, Krankheit, Fortbildungen, Besprechungszeiten, Rüstzeiten, Wissensmanagement usw. in üblichem Umfang).

Angemessenheit des Auslastungsgrades kontrollieren.

  • Tatsächliche Auslastung in Relation zur Basisbeschäftigung setzen.
  • Ist die weit verbreitete Vorgabe von mind. 90 % Auslastung erfüllt?

Stundensätze je Mitarbeiterkategorie berechnen.

Ermittelte Stundensätze mit für den Auftrag verwendeten Stunden multiplizieren, um Abrechnungsbeträge zu erhalten.

Hinweis: Um ggf. Istkosten (Stichwort: Selbstkostenerstattungspreis nach § 7 PreisVO) verursachungsgerecht zu verteilen und nachzuweisen, müssen die geleisteten Stunden von allen Mitarbeitern konsequent mittels Zeiterfassungssystem auf die Tätigkeiten "geschrieben" werden.

  • Auch die Zeiten für Schulungen, Workshops, Vertriebsunterstützung usw. sind hierbei für den Preisprüfer transparent zu machen. Notfalls sind also neue Abwesenheitskategorien im Zeiterfassungssystem vorzusehen.
  • Die Zeiterfassung kann in SAP erfolgen, aber auch eine selbsterstellte Excel-Lösung kann der Preisprüfung standhalten; die LSP verlangen technisch gesehen keine spezielle Art der Mengengerüst-Erfassung.